Fuar planlaması – İlk fuar standınız için kontrol listesi!

Amerika’da korona pandemisinin başlangıcına kadar her yıl çok çeşitli konularda 160 ila 180 arasında ticaret fuarı düzenlendi. Ortalama olarak yaklaşık 180.000 katılımcı kendini orada sergiledi ve teklifleri yaklaşık on milyon ziyaretçi tarafından incelendi. Uzmanlar, pandeminin sona ermesinden sonra çok sayıda ticaret fuarının geri geleceğini varsayıyor. Pek çok dijital teklife rağmen, ticaret fuarları, ürün ve hizmetlerin sunulduğu ve önemli yeni iş ilişkilerinin başlatıldığı önemli pazar yerleri olmaya devam edecek. Siz de ürünlerinizi, markalarınızı veya firmanızı daha iyi tanıtmak istiyorsanız, yakın zamanda bir ticaret fuarına gitmeyi de düşünebilirsiniz. Aşağıdaki satırlarda size en önemli ipuçlarını veriyoruz, Fuar planlaması için bu yazı sizin için faydalı olacağını umuyoruz.

Fuar planlaması yaparken hedefleri tanımla

Bir ticaret fuarına katılmak isteyen herkes, her halükarda önceden kapsamlı bir planlama yapmalıdır. Bu planlamanın başında her zaman kendi hedeflerinizin tanımı vardır. Çünkü onlara ancak hedeflerinizi bilirseniz ulaşabilirsiniz. Bir ticaret fuarında olası hedefler şunlar olabilir: bir şirketi daha iyi tanıtmak, bir markayı daha iyi tanıtmak, yeni ürünler tanıtmak, personel almak veya yeni ağlar kurmak ve yeni iş ilişkileri kurmak. Her durumda, bu hedefleri yazın, ticaret fuarı görünümüne dahil olması gereken herkesle bunları tartışın ve neyin gerçekçi olup neyin olmadığını tartışın. Fuar planlaması gerçekten çok önemli bir konudur.

Doğru ticaret fuarını nasıl bulabilirim?

Hedefler belirlendikten ve herkesle anlaşmaya varıldıktan sonra, doğru ticaret fuarını bulmanın zamanı geldi. Ne de olsa, tam olarak potansiyel ilgili taraflar grubunuza ait olan ticaret kitlesini arıyorsunuz. Fuar seçerken kendinize şu soruları sormalısınız:

• Hedef kitlemle hangi etkinlikte buluşacağım?
• Bu etkinlik şirketim ve ürünlerim veya hizmetlerim ile ilgili mi?
• Fuar en uygun zamanda mı düzenleniyor?
• Ürünlerim veya hizmetlerim ticaret fuarına kadar piyasaya hazır olacak mı? Yoksa daha sonraki bir ticaret fuarına mı geçmeliyim?

Şimdi sıra doğru ticaret fuarını bulmak meselesi. “Almanya’da hangi fuarlar düzenleniyor?” sorusunu içeren bir Google araması burada yardımcı olabilir. Kısa bir araştırmadan sonra aradığınızı burada hemen bulacaksınız. Bir başka iyi bilgi kaynağı da www.messeinfo.de web sitesidir. Orada tüm önemli ticaret fuarlarını içeren büyük bir takvim bulabilirsiniz.

Fuar hakkında daha fazla bilgi edinin

Bir, iki veya üç ticaret fuarı, fuar görünümünüz için doğru forum olma konusunda ilginizi çektiyse, o zaman bireysel etkinlikler hakkında daha fazla bilgi edinmelisiniz. Ticaret fuarının web sitesi faydalı bilgiler sunuyor. Spesifik sorularınız varsa, genellikle organizatörlerle telefon veya e-posta yoluyla iletişime geçebilirsiniz. Bir ticaret fuarına karar verdikten sonra, stant kiralamanın maliyetini öğrenmeli ve bağlayıcı bir rezervasyon yaptırmalısınız.

Yurtdışına gitmeyi mi tercih ediyorsunuz?

Almanya’daki çok çeşitli ticaret fuarlarına rağmen, genellikle sizin için doğru teklifin olmaması durumudur. Bunun nedeni, ürünlerinizin veya hizmetlerinizin çok spesifik olması veya doğru hedef kitleye ulaşamadığınızı düşünmeniz olabilir. Almanya’da aradığınızı bulamıyorsanız, Avrupa veya global fuar pazarına mutlaka göz atmalısınız. Örneğin İtalya, Fransa veya ABD’de birçok önemli önde gelen ticaret fuarı düzenlenmektedir.

Ticaret fuarı görünümü için doğru stratejiyi geliştirin

Doğru ticaret fuarı bulunduktan ve orada bir sergi alanı rezerve edildikten sonra, planlamayı kesin bir stratejiye dönüştürmek meselesidir. İlk olarak, hangi tarihe kadar nelerin yapılması gerektiğini belirlediğiniz bir program oluşturun. Kaç personele ihtiyacınız olduğunu dikkatlice düşünün. Bunu şirketinizin içinden alabilir misiniz yoksa harici uzmanlara güvenmek zorunda mısınız? Fuarda neyi ve hangi biçimde sunmak istediğinizi dikkatlice düşünün. Kabin nasıl olmalı? Hangi teknolojiye ihtiyacınız var? Logoları ve olası markaları nasıl sunmak istersiniz? Müşterilerinize hangi malzemeleri vermek istersiniz? bildiriler? CD-ROM’lar veya USB çubuklar? Fuar ziyaretçileri için küçük hediyeler olması durumunda, şirketinizi veya markanızı temsil ediyor musunuz? Tüm bu görevlere ve sorulara bir cevap bulmalı ve bireysel gereksinimleri parça parça çalışmalısınız.

Bu yazı ilginizi çekebilir. Fuar planlaması Başarılı bir fuar standı için 10 adım

Bütçenizi hesaplayın

Strateji geliştirirken bütçeyi hesaplamak çok önemlidir. Tüm maliyet faktörlerinin bir listesini yapın ve mümkün olduğunca kesin bir şekilde planlamaya çalışın. Ancak, genellikle öngörülemeyen bir şey olduğu için, her zaman bir finansal tampon sağlamalısınız.

Bir profesyonel işe alın

Zamanınız veya deneyiminiz olmadığı için bu görevleri kendiniz veya kendi çalışanlarınızla yapamayacağınız hissine kapılıyorsanız, fuar organizasyonları konusunda uzmanlaşmış firmalara da rezervasyon yaptırabilirsiniz. Bunlar özel etkinlik ajansları veya yönetim danışmanlıkları olabilir. Burada da internette bir arama motoru araması kesinlikle size yardımcı olacaktır. Bu tür ticaret fuarı danışmanları her durumda tavsiye edilir, çünkü dışarıdan bir bakış açısı getirirler ve ticaret fuarı görünümünü daha da başarılı kılmak için muhtemelen iyi fikirleri olabilir.

Yetkili bir stand oluşturucu bulun

Her halükarda en önemli noktalardan biri fuar standının yapımıdır. Çok az şirket böyle bir standı kendi bünyesinde geliştirebilir ve inşa edebilir. Ancak tam olarak bu konuda uzmanlaşmış çok sayıda şirket var. Bölgenizde aradığınızı bulmanız garantidir. Hizmet sağlayıcılarla fikirleriniz hakkında ayrıntılı olarak konuşmak için üç veya dört sağlayıcı ile bağlayıcı olmayan bir tanıtım randevusu ayarlayın. Her durumda, farklı teklifler alın, çünkü fiyat beklentileri biraz dalgalanabilir. Tabii ki profesyonel bir ortak istiyorsunuz ama gereksiz yere para harcamanıza da gerek yok.

Lojistikle ilgilenin

Fuar standı ve personel planlaması harekete geçirildikten sonra lojistikle ilgilenmeniz gerekiyor. Sonuçta fuar standınızın fuar alanına ulaşması gerekiyor. Bir stand kurucusunu görevlendirdiyseniz, genellikle standı sizin için fuar alanına taşır ve orada kurar ve sonra tekrar söker. Standınızı kendiniz organize ettiyseniz mutlaka uygun bir nakliyeciye ve montaj ve demontaj yardımcılarına ihtiyacınız olacaktır.

Konaklama rezervasyonu yapın

Bir şehirde bir ticaret fuarı olduğunda, otel kapasitesinin tamamen dolu olması nadir değildir. Bu nedenle kendiniz ve çalışanlarınız için zamanında kalacak yer ayırmaya çalışmalısınız.

Fuardan birkaç gün önce, fuarda potansiyel müşterilerinize nasıl hitap edebileceğinizi dikkatlice düşünmelisiniz. Hangi ürünleri ve nasıl göstermek istiyorsunuz? Bir zamanlama mantıklı mı? İlgilenenlerin iletişim bilgilerini nasıl almak istersiniz? Her durumda, fuarda sizin için çalışacak olan tüm çalışanlarınızla konuşun ve onlardan tam olarak ne beklediğinizi söyleyin. Her durumda, aynı şey dış güçlerle yapılmalıdır.

Bir bakışta önemli gerçekler:

Bu noktada, ticaret fuarına ilk katılımınız için tüm önemli noktaları bir kez daha kısaca listeledik:

• Fuar hedeflerinizi tam olarak tanımlayın
• Doğru ticaret fuarını bulun
• Ayrıntılı bir ticaret fuarı konsepti geliştirin ve düzenli olarak herkesin katılımını sağlayın
• Profesyonellerden harici yardım alın
• Profesyonel bir stand oluşturucu kiralayın
• Lojistik ve otel rezervasyonlarını zamanında halledin
• Fuardan kısa bir süre önce görünüm için hazırlanın ve personelinizi bilgilendirin

Amerika’da fuarlara katılmak istiyorsanız fuar planlaması yaparken one stop expo olarak size yardımcı olmaktan mutluluk duyarız.