Fuar planlaması Başarılı bir fuar standı için 10 adım

 Bunu da biliyor olabilirsiniz: Patronunuz veya amiriniz, yeni ürünler veya hizmetler sunmak için satın alma fırsatlarını geliştirmek veya belki de doğrudan pazarlamada daha büyük bir platform kullanmak istiyor. Belki pazarlama yönünde bir şeyler değişiyor ya da şirketiniz sektörde bir açıklama yapmak ve aynı zamanda müşteriler ve rakiplerle diyaloga girmek istiyor. Bunun için bir ticaret fuarı görünümü idealdir.  ancak ticaret fuarını nasıl planlıyorsunuz ? Fuar planlaması deyince aklınıza ilk gelen şeyler neler?

Dış ajanslardan da sık sık müşterileri için, olağan büyük şirket etkinliklerine, teşviklere veya benzerlerine ek olarak, farklı gereksinimlere sahip tamamen farklı bir alanı temsil eden ticaret fuarı görünümleri uygulamaları istenir.

Aşağıdaki yazıda, başarılı bir fuar görünümü ve ayrıca bir stand oluşturucu ve/veya fuar lojistikçisi ile başarılı ve verimli bir işbirliği için gerekli olan en önemli ve temel noktalara girmek istiyorum. Genel olarak şu geçerlidir: hazırlık ne kadar iyi olursa, iletişim ve sonuç o kadar iyi olur!

Table of Contents

• Adım 1: Gerçek bir analiz yapın
• 2. Adım: Hedefler belirleyin
• 3. Adım: Ticaret fuarı bütçesine dikkat edin
• Adım 4: Doğru ticaret fuarının seçilmesi
• Adım 5: Bir özet oluşturun – ne istiyoruz?
• Adım 6: Ticaret fuarını tasarlarken zaman yönetimini göz önünde bulundurun
• 7. Adım: Ticaret fuarının yeri hakkındaki gerçekleri öğrenin
• Adım 8: Ticaret fuarı görünümünü iletin
• Adım 9: Personel Planlaması
•  Adım 10: Fuarda nasıl ilerlenir
• Çözüm

Adım 1: Gerçek bir analiz yapın

Fuar planlaması için ilt etap. Artık bu dünyada bir yer edinmeye karar verdiniz ve şimdi tek ihtiyacınız olan gerekli bilgi birikimi mi? Bu dünyanın bir parçası olmaya karar verdiniz ama gerçekten ne bekleyeceğinizi bilmiyor musunuz? Uzun süredir ticaret fuarı işindesiniz, ancak elde edilen sonuçlardan memnun değil misiniz? Ticaret fuarı görünümüm nasıl bir başarı garantisi haline gelir? Bir ticaret fuarında başarılı olmak aslında ne anlama geliyor ve lider yönetimimi ne yönlendiriyor?

 

2. Adım: Hedefler belirleyin

Fuar planlaması içim ikinci etap. Fuar seçimi, fuar standınızın konsepti, personel planlaması vb. ile başlamadan önce, tüm planlama onlara bağlı olduğundan (hedeflerin etkileşimi, strateji ve başarı kontrolü) hedeflerinizi net bir şekilde tanımlamanız gerekir. . Peki hedefleriniz neler? Yeni müşteriler kazanmak ister misiniz? Şirketinizin imajını korumak veya hatta değiştirmek? Tanıtmak istediğiniz yeni bir ürününüz mü var? Hedefleriniz netleştiğinde, planlamanın geri kalanına başlayabilirsiniz. Özellikle büyük fuarlarda bu çok zaman aldığından, etkinlikten birkaç ay önce hedeflerinizi belirlemelisiniz.

 

3. Adım: Ticaret fuarı bütçesine dikkat edin

Fuar planlaması çoğu şirkette, muhtemelen ilk önce ticaret fuarlarına gitmenin gerçekçi olup olmadığını kontrol etmeniz gerekir. Ne yazık ki, bir ticaret fuarı görünümü ücretsiz değildir. Fuar kapsamında, bu genellikle stant alanı maliyetlerini, gerekli elektrik bağlantısını, stant güvenliği ve temizliğini ve istenirse pazarlama tekliflerini içerir. Çoğu ticaret fuarı, aralarından seçim yapabileceğiniz çeşitli olası ek rezervasyonlar sunar. Bir ticaret fuarı görünümünün maliyetleri, etkinliğe ve yere bağlı olarak önemli ölçüde farklılık gösterebilir. AUMA tarafından yapılan bir ankete göre, stand alanı maliyetleri toplam harcamanın %20’sinden biraz fazlasını oluşturuyor.

Ancak bu maliyetlere henüz optik olarak görülebilen bir fuar standı dahil değildir. Bir stant üretimi için maliyetler ve Burada fuar lojistiği göz ardı edilmemelidir. Ticaret fuarı görünümünüzün bütçesini planlarken, genellikle tüm bir ticaret fuarı yılı için planlama yapmak mantıklıdır. Stand konseptlerini ve malzemelerini birkaç kez kullanmanız mümkünse, genel olarak bir miktar maliyet tasarrufu yapabilirsiniz. Ancak paralel fuarlardan kaynaklanan maddi örtüşmeler miktarlarda ve dolayısıyla üretim maliyetlerinde dikkate alınmalıdır.

Diğer bir alternatif ise fuar standları kiralayıp dijital olarak, örneğin LED ekranlar ile kullanmaktır . Bu, yatırım maliyetlerinin %100’e kadar azaltılmasını sağlar. Yenilikçi ürün ve çeşitli kiralık malzemeler nedeniyle, fuar stantları tek tek bakıldığında biraz daha pahalıdır.

Genel olarak, modüler stant konseptleri, genellikle daha yüksek yatırım maliyetleri gerektiren özel yapım stantlardan daha ucuzdur. 1.700,00 € ile 7,000,00 € arasında lojistik ve montaj maliyeti dahil kişiselleştirilmiş, modüler stantlar. Fuar bütçesi bunun için yeterli değilse, küçük katlanır vitrinleri kendiniz

kurma imkanı da vardır . O zaman bir etkinlik için sadece birkaç yüz avro ödenecek. Ancak bu sadece küçük sergi stantları için uygundur ve buna bağlı olarak daha az temsili bir etkiye sahiptir.

Adım 4: Doğru ticaret fuarının seçilmesi

Öncelikle firmanız için ideal fuarın belirlenmesi ve fuar görünümünüz açısından önemlidir. Rakipleriniz nerede sergileniyor? Hangi hedef kitleye ulaşmak istiyorsunuz? Ticaret fuarı Amerika genelinde mi yoksa uluslararası olarak mı tanınmalı? Fuar görünümünüz için küçük veya büyük etkinlikleri mi tercih edersiniz? İlgili ticaret fuarlarında stant alanı maliyetleri ne kadar yüksek? Fuar planlaması için önemlidir.

Adım 5: Bir özet oluşturun – ne istiyoruz?

Özellikle daha büyük bir ekipte en zor konulardan biri, fuar görünümünüz için temel olarak ne istendiğini belirlemektir. Birçok kafanın birçok fikri vardır. Ancak, temel bir fikir oluşturmak için önce temellere odaklanmalısınız.

• Fuar standında öncelikli olarak ne sunulacak? Kuruluşunuz için bir refah vahası yaratmak, ürün, bir ürünün daha da geliştirilmesi mi yoksa sadece müşteri ilişkilerini sürdürmek mi?
• Hangi konsepti takip ediyorsunuz? Yeni bir ürüne odaklanmak söz konusu olduğunda daha az genellikle daha fazladır, yoksa tüm seçeneklerle standınıza ziyaretçi çekmekle daha mı ilgileniyorsunuz?
• Görünümünüz için hangi stand boyutu ve konumlandırma gereklidir? Standın boyutuna ek olarak, fuar alanındaki konumlandırma her zaman dikkate alınmalıdır. Bir baş veya ada standı genellikle bir sıra standından daha temsilidir. Ancak stand tasarımı ve mevcut bütçe de buna uygun olmalıdır.
• Profesyonel bir ticaret fuarı kurulumuna mı ihtiyacınız var yoksa kendi kendine montaj için katlanır duvarlı bir mobil stant bir seçenek mi?
• Standınız ne kadar kaliteli olmalı?
• Kabin ne için kullanılacak? Firmanızı ve ürününüzü nasıl lezzetli hale getirmek istiyorsunuz? Resepsiyon alanı gerekli mi? Açık veya kapalı bir toplantı alanı mı istiyorsunuz, yemek gerekli mi yoksa özel bir promosyon mu?
• Hangi mobilyalar uygundur? Sitede hangi promosyon malzemeleriyle çalışıyorsunuz?
• Fuar standının temel alması gereken bir tasarım var mı yoksa tamamen yeni bir şey mi yaratılmalı?
• Başarıyı ölçmek için otomatik bir ziyaretçi ölçümü kullanılmalı mı?
• Birkaç ardışık ticaret fuarı planlanıyorsa, özellikle yeniden kullanılabilir malzemelerin kullanılmasının gerekip gerekmediğini düşünmek mantıklıdır.

 

Stand kurucunuz da elbette tüm bu noktalarda size destek olacaktır, ancak ticaret fuarı görünümünüzü planlarken bu noktaları göz önünde bulundurmanız ve bunları belirtmeniz çok yardımcı olacaktır, çünkü fikirlerin bir araya getirilmesinin ve tekliflerin optimum şekilde uyarlanmasının tek yolu budur. sana.

 

Adım 6: Ticaret fuarını tasarlarken zaman yönetimini göz önünde bulundurun

Fuar planlaması için oldukça yol aldıktan sonra. Artık bu yıl hedef kitlenizi ideal olarak kapsayan birkaç ticaret fuarına karar verdiniz ve ticaret fuarı görünümü için temel istekleriniz tanımlandı. Seçtiğiniz etkinliğin ne kadar büyük ve karmaşık olduğuna ve Amerika’da mı yoksa yurtdışında mı gerçekleştiğine bağlı olarak farklı hazırlık dönemleri gerekir.

Temel olarak, büyük ticaret fuarlarında dahili olarak koordine ettiğiniz brifing, daha fazla dahili organizasyon ve ticaret fuarı organizatörüne kayıt için yeterli zamana sahip olmak için fuar başlamadan en az altı ay önce stand oluşturucunuzla koordine edilmelidir. Stand kurucunuz tarafından ne kadar çok görev yapılacaksa (örneğin bir grafik tasarımın oluşturulması, ticaret fuarında çeşitli hizmetlerin kaydedilmesi), nihai planlama o kadar erken tamamlanmalıdır. Çoğu ticaret fuarı organizatöründe, hizmetlerin kayıtları ve rezervasyonları, gerçek ticaret fuarından en geç 2 ay önce yapılmalıdır, aksi takdirde ek ücretler tahsil edilecektir.

Mevcut stantları kullanmak ve stant alanı/elektrik vs.’yi kendiniz kaydettirmek isterseniz, çok daha kısa sürede stant siparişi de verebilirsiniz. İdeal olarak, bu fuar stantları, ilgili etkinlikten 1-2 ay önce, ancak yeni bir grafik üretimi artık gerekli değilse, ticaret fuarının başlamasından en geç 1,5 hafta önce tamamlanacaktır.

7. Adım: Ticaret fuarının yeri hakkındaki gerçekleri öğrenin

Stand oluşturucunun planlaması ve maliyet hesabı için çeşitli bilgiler gereklidir. Hiçbir iki ticaret fuarı mekanı aynı değildir ve çeşitli ticaret fuarlarının gereksinimleri de aynı derecede bireyseldir. Teklifler için özel bir talepte bulunurken veya halihazırda oluşturulmuş ticari fuar setleri için rezervasyon yaparken, fuar organizatörlerinden gelen bilgilerin mümkün olduğunca erken bilinmesi önemlidir. Giriş zamanlarına ilişkin bilgiler, konumla ilgili lojistik bilgiler, zeminin durumu hakkında bilgiler, yükseklik kısıtlamaları vb. genellikle ilgili sergi standının maliyetleri ve hatta planlanan standın fizibilitesi üzerinde etkilidir.

Diyelim ki:

• örneğin son gün sadece yiyecek içecek firmasının erişimi olduğundan ve bir müşteri olarak sizin sadece etkinlikten önceki akşam geldiğinizden, ticaret fuarından bir gün önce artık kurulamayacağını,
• stant alanının birinci katta olduğunu ve asansörün stant üzerindeki bazı malzemeler için çok küçük olması nedeniyle sadece merdivenle ulaşılabildiğini söyledi.
• yerde, örneğin zeminin doğası gereği, yüksek kaliteli bir paket olduğu için hiçbir forklift kullanılamaz ve halı döşenemez.

Bu durumda, stand oluşturucunun şunları yapması gerekir:

• Standı sizinle birlikte teslim etmesi ve gerekirse size ek destek sağlaması için bir gün daha sahada kalacak bir tesisatçı sağlayın
• Malzemeyi taşımak için iki montajcı gerekebilir veya stant konseptinin yeniden gözden geçirilmesi gerekebilir.
• Artık bir sergiyi doğru şekilde yerleştirebilmek için nakletmek için ek bir tesisatçı gerekiyor
• Planlanan halı döşenemez veya zemin altı inşaatı planlanmalıdır.
• Ne yazık ki, bu bilgiler genellikle katılımcı belgelerinde yalnızca “gizlidir”, ancak genel kurulum ve sökme süreleri, etkinliğin başlangıç ​​ve bitişi ve sizin tarafınızdan istenen stant devir süreleri kadar önemlidir.

 

Adım 8: Ticaret fuarı görünümünü iletin

Bir ticaret fuarında sadece çok sayıda ziyaretçi değil, fuar planlaması yaparken aynı zamanda çok sayıda katılımcı vardır ve bunlar sizin bu bağlamdaki rakiplerinizdir. Herkes ziyaretçilerin dikkatini çekmek ister. Bu nedenle, standınızı tanıtmak için ticaret fuarından önceki zamanı kullanın. Elinizdeki tüm kanalları kullanabilirsiniz. Müşterilerinize davetiye gönderin, stant numarası gibi tüm bilgilerle etkinliği web sitenizde ve e-posta imzanızda duyurun. Etkinliğe katılımınızı sosyal medyada paylaşın ve gerekirse bir basın bülteni gönderin. Olayı sitenizde rapor eder ve ardından bu siteyi arama motorları için optimize ederseniz, fuar hakkında daha fazla bilgi edinmek isteyen ancak firmanızı hiç tanımayan ziyaretçiler tarafından bulunabilir.

Adım 9: Personel Planlaması

Fuarlarda, firmanızı otomatik olarak iki şekilde tanıtıyorsunuz: fuar standınız ve ziyaretçileri karşılayan ve tavsiye eden personel aracılığıyla. Bu nedenle stant personelini dikkatli bir şekilde planlamak önemlidir. Tabii ki, bir etkinlik için hostes kiralama seçeneği her zaman vardır, ancak muhtemelen kendi deneyimli personelinizi standa göndererek müşterilerinize daha iyi tavsiyelerde bulunabilirsiniz. Personelin herhangi bir soruyu yanıtlayabilecek kadar yetkin olması ve uygun olduğunda ortaya çıkabilecek kararları alma yetkisine sahip olması gerektiğini unutmayın. Personeliniz her zaman güler yüzlü ve nazik olmalı, müdahaleci değil. Çalışanlarınıza gösterinin hedefleri ve iletmek istediğiniz mesaj hakkında önceden bilgi verin.

Ancak iş gücü planlaması söz konusu olduğunda, mesele sadece şirketi kimi temsil etmek istediğinizi düşünmek değildir. Ayrıca personelin – kendi çalışanlarınızı kullanırsanız – fuar süresince başka bir yerde bulunamayacağını da unutmamalısınız. Ayrıca stant personelinizin konaklama ve yemek ihtiyacının fuar alanına yakın bir yerde olacağını da planlamanız gerekebilir. Fuar planlamasının önemli noktalarından biride personel planlamasıdır.

Adım 10: Fuarda nasıl ilerlenir

Fuar öncesinde, fuarda nasıl ilerleyeceğinizi planlamalısınız. Bu, örneğin olası satışları nasıl yakaladığınız anlamına gelir. Kendiniz bir sayfa doldurup ardından iş ortağınızın kartvizitini mi eklemek istersiniz yoksa dijital olarak mı yapmayı tercih edersiniz? Bu karar, ilgili potansiyel müşteri formlarını yazdırmak veya dijital bir karşılık oluşturmak için önemlidir. Ayrıca konseptinizin etkinliğini nasıl incelemek istediğinize önceden karar vermelisiniz. Çünkü  fuarda farklı prosedürler gerektiren farklı araçlar var.

 

Çözüm

Bir ticaret fuarına katılımı planlamak zaman alıcı ve muhtemelen aynı zamanda yoğun maliyetlidir ve bu nedenle ihmal edilmemeli veya yalnızca marjinal olarak ele alınmalıdır. Sorunsuz bir süreç sağlamak için, hedefleri belirleyerek ve fuar standınızı, personelinizi ve nakliyenizi, kurulum ve sökümünü organize ederek erken başlayın. Başarılı bir ticaret fuarı görünümü için en iyi temelleri bu şekilde atmış olursunuz. One Stop Expo Olarak Tüm fuar organizayonunuzda tüm hizmet ekibimizle size yardımcı olmaya hazırız